Charte APE

 

1. Rôle de l’APE

L’APE a pour but de soutenir financièrement les projets de l’école ainsi que les sorties scolaires et de proposer des animations aux familles, tout au long de l’année. 

Le tout dans le respect, le dialogue et l’écoute de chacun. 

 

2. Principaux rôles de chaque membre du bureau

Président et Vice-président : démarches administratives, déclarations en préfecture, relations avec les partenaires (banque, mairie, …)

Trésorière et trésorière adjointe : gérer et vérifier les entrées et sorties du compte en banque, préparer les caisses pour chaque manifestation, vérifier et effectuer les dépôts en banque

Secrétaire et secrétaire adjointe : récupération du courrier, publication et média, rédaction des compte rendus de réunion

Tous les membres du bureau : représentation aux évènements et réunions extérieurs à l’APE

 

3. Election du bureau 

L’élection du bureau se fait en début d’année scolaire. Chaque année, tous les membres démissionnent du bureau afin de laisser la place à de nouvelles personnes. Les membres démissionnaires peuvent se représenter. Les personnes qui se présentent seront soumises au vote de l’assemblée.

L’assemblée élit 6 membres dont les rôles seront déterminés au sein du nouveau bureau.

 

4. Grande ligne des groupes de travail

• Un membre du bureau sera présent dans chaque groupe de travail. Cette personne est chargée du bon déroulement du groupe de travail et de faire le relai d’information auprès du bureau.

• Le groupe de travail doit se réunir physiquement au moins une fois, suffisamment en amont de la manifestation. 

• A la demande du groupe de travail, les archives de cet évènement pourront être transmises (communications, tableaux de suivi, comptes rendus, ...).

• Les achats supérieurs à 100€ doivent être soumis aux membres du bureau.

• Le groupe de travail devra se charger de la demande d’autorisation de buvette auprès de la Mairie lorsque cela sera nécessaire.

• A la fin de chaque manifestation, un bilan financier accompagné de tous les justificatifs de dépenses, ainsi qu’un compte rendu seront réalisés par le groupe de travail, au bureau, afin de faciliter le travail du trésorier.

• Toute nouvelle manifestation doit être soumise à l’avis des membres du bureau. Pour ne pas lasser les parents, certaines manifestations pourront être décalées à l’année suivante.

• Privilégier les échanges dématérialisés et les impressions au Crédit Agricole (éléments à transmettre 15 jours avant l’impression). 

Dans la mesure du possible, et pour être en accord avec les projets de l’école (nature), nous privilégions les acteurs locaux. La subvention de la Mairie est également donnée en ce sens, afin que cela couvre les différences de prix.

Les événements ne doivent pas être trop rapprochés.

Les manifestations doivent s’organiser dans la bienveillance, à l’intérieur du groupe de travail et avec les interlocuteurs extérieurs (enseignants, mairies, autres associations). L’aide humaine extérieure à l’APE ne sera demandée qu’en cas de nécessité.   

 

5. Manifestations et buvette

Lors des manifestations, les bénévoles chargés de l’organisation et de la tenue de l'événement pourront bénéficier d’une boisson gratuite. Pour le reste des consommations, elles seront réglées au fur et à mesure ou notées pour un règlement en fin de manifestation.

Lorsque la manifestation nécessitera la présence des bénévoles entre midi et 2h, l’APE financera leur repas.

Les mouvements d'argent lors des manifestations sont exclusivement réalisés par des personnes membres du bureau de l’APE. Afin de simplifier la gestion des caisses, le paiement des consommations se fera à l'aide de jetons acquis auprès de la caisse principale gérée par 2 membres du bureau.

 

6. Divers

Tout point non défini dans la charte pourra faire l’objet d’un débat au sein du Bureau et avec les membres actifs. 

Cette charte a vocation à évoluer au fil des années et devra se construire en tenant compte des interrogations récurrentes ainsi que des points de vigilance.